Herrialde ezberdinek eskakizun desberdinak dituzte bidalketa-dokumentuei dagokienez. Arauak ezartzen eta negozio-erakundeei gai honetan gidatzen dieten bi mundu mailako erakunde nagusiak Munduko Merkataritza Erakundea (MME) eta Nazioarteko Merkataritza Ganbera (MKI) dira.
Bidalketa-dokumentu gehienak munduko erakunde hauek eta dagokion herrialdeko gobernu-organoek (merkataritza ganberek, adibidez) ezarritako arau eta araudietan oinarritzen dira. ohiturak, merkataritza-komisioak, etab.
Hona hemen bidalketa-enpresa guztiek ezagutu beharko lituzketen 5 dokumentu nagusiak, eta haien arteko desberdintasunak.
1. Garraio-agiria
Eskuan duzun bidalketa-dokumentu bakarra jakin behar baduzu, zama-agiria da.
Ontziratze-gutuna, ontziratze-gutuna bezala ere ezaguna, itsasontzi-enpresa baten eta zama-jabearen arteko garraio-kontratua da. Garraiolariak jaulkitzen duen dokumentua da, zure zama bere itsasontzian bidaltzeko jaso dela berresteko.
Inportatzailearen eta esportatzailearen informazioa argi eta garbi zerrendatu behar da, ontziratze-gutuna ontzian eramaten diren salgaien jabetzaren froga baita. Ontziratze-gutuneko informazioak transakzioa egiten den Incoterms baldintzak ere behar bezala islatu behar ditu.
Salgaiak helmugara iristen direnean, garraiolariari aurkeztu behar zaio zama-agiria salgaiak askatzeko, eta horrek bidalketa-agiria gisa balioko du.
2. Enbalatze-zerrenda
Izenak dioen bezala, bidalketaren ontziratzearen xehetasunak ematen dituen dokumentua da. Ontziratze-agirian salgaien deskribapena, haien banakako eta multzoko ontziratzea, neurriak, pisua eta markak agertuko dira. Faktura baten oso antzekoa izan daiteke, baina ez da proforma edo faktura komertzial baten ordezkoa.
Ontziratze-agiriek aduanei, garraiolariei eta hartzaileei bidalketa indibidualak erraz identifikatzen laguntzen diete ikuskapenean edo harrera egitean.
3. Merkataritza-faktura
Nazioarteko edozein transakziok, ondasunen inportazioa/esportazioa dakarrenak, salmentaren frogagiri batekin batera joan behar du, faktura komertzial izenekoa. Neurri handi batean, faktura estandar baten antzekoa da. Baina faktura estandar batek ez bezala, ondasunen aduana-garbiketaren helburuari buruzko xehetasunak ditu eta itsas garraioko dokumenturik garrantzitsuenetako bat da. Parte hartzen duten alderdi guztien xehetasunak, besteak beste, inportatzaileak, esportatzaileak, garraiolariak , bankuak, itsas konpainiak, etab., behar bezala zerrendatu behar dira faktura komertzialean.
Merkataritza-fakturan agertzen den informazioa ontziratze-zerrendan agertzen den informazioaren oso antzekoa izan daitekeen arren, bi dokumentuak aurkeztu behar dituzu eta informazioak bat etorri behar du. Ez nahastu biak, helburu desberdinak baitituzte.
Faktura komertziala dokumentu legal bat da, saldutako ondasunak eta haien salmenta-prezioa zerrendatzen dituena; hau da, inportatzaileak ondasun horiengatik ordaintzea onartzen duena, eta ondasunak ordaintzen dituenari bidaltzen zaio. Aurretik aipatu bezala, ontziratze-zerrendak bidalketan dauden elementuak zehazten ditu eta gatazkak eta erreklamazioak izanez gero frogatzat balio du, eta bidalketaren hartzaileari bidaltzen zaio.
4. Kreditu-gutuna
Kreditu-gutuna edo "kreditu-gutuna" banku batek erosleak saltzaileari egindako ordainketak garaiz eta zenbateko egokian jasoko direla bermatzen duen gutuna da. Erosleak erosketa ordaindu ezin badu, bankuak erosketaren zenbateko osoa edo gainerakoa ordaindu beharko du. Erraztasun gisa eskuragarri dago.
Nazioarteko transakzioen izaeragatik, distantzia, herrialde ezberdinetako lege desberdinak eta alderdiak pertsonalki ulertzeko zailtasuna bezalako faktoreak barne, kreditu-gutunen erabilera nazioarteko merkataritzaren alderdi oso garrantzitsu bihurtu da.
5. Jatorri-ziurtagiria
Nazioarteko Merkataritza Ganberaren arabera, Jatorri Ziurtagiriak (COO) "nazioarteko merkataritza dokumentu garrantzitsuak dira, esportazio jakin bateko ondasunak herrialde jakin batean lortu, ekoitzi, fabrikatu edo prozesatu direla ziurtatzen dutenak. Esportatzailearen adierazpen gisa ere balio dute".
Beste era batera esanda, COOak ondasunen ekoizpen-herrialdea identifikatzen du. Dokumentu hau esportatzaileak/fabrikatzaileak prestatzen du eta gobernu-agentzia batek, hala nola merkataritza-ganbera batek edo kontsulatu batek, baliozkoa dela ziurtatu behar du.
Jatorrizko Ziurtagiria beharrezkoa da aduana-garbiketarako, eta horrek ordaindu beharreko tasen eta zergaren zenbatekoa zehazten du. Halaber, esportatzaile eta inportatzaile herrialdeen arteko merkataritza-akordio berezien kasuan zerga-salbuespenik dagoen zehazten laguntzen du.
Jatorri-ziurtagiriak ohiko informazioa bete behar du, hala nola esportatzailea, hartzailea, inportatzailea eta salgaien deskribapena. Esportazio-produktu bakoitzerako, COO bat sortu behar da.